首页 - 法务指南 - 合同纠纷 - 老板不想赔钱当大冤种,合同管理就不要只靠人事!
发表于:2024-12-24阅读量:(298)
每年,企业都要处理成百上千份合同,这些合同就像企业的 “生意账本”,这边和供应商谈好了合作协议,保证原材料能顺利供应;那边又和客户敲定销售合同,眼巴巴盼着能把产品卖出去赚钱。
每一份合同都紧紧关联着公司这一年能赚多少钱,管理起来自然不是件轻松事。
这么重要的事,大多数公司都会交给人事部门来办,可人事本来事情就多,面对这么多合同,常常是忙得焦头烂额,顾此失彼。
1. 合同调取困难
企业里各个部门时不时都需要调用合同,今天市场部要参考一份合同来制定推广策略,明天财务部要依据合同核算收支……
每次找个合同都得在那堆 “纸山” 里翻来翻去,忙得晕头转向,还常常找不到想要的那份,心里别提多着急了,可就是没办法,实在是太难了。
这种低效率的查找方式,不仅浪费了宝贵的时间资源,还可能导致企业错过重要的业务机会。
2. 忘记或遗漏合同的履约任务
合同洽谈都是由业务去跟进的,人事并不参与其中。
这个时候,让人事去管理合同,就很难做到像业务部门那样熟悉和理解,就会导致延误执行进度、传达错执行指令.....从而引发客户投诉,给企业带来经济上的损失和声誉上的影响。
而且成百上千份合同的信息量得多大,就算用表格记,能记全吗?即便记全了,也得人时刻去翻,记得去做吧!
可人的记忆力是有限的,保不准哪天事一多,忙起来脑子一乱,就把合同里的关键节点或者该干的活忘得一干二净了。
3. 老板难以把控项目进度及做出正确决策
在企业的日常运营场景中,人工管理合同的数据统计与分析短板尽显。
例如,销售团队奋力冲刺季度业绩目标,此时急需明确与大客户合同的执行细节,像交付进度、款项回收情况等,以规划后续销售策略与客户跟进方案。
但依靠人工,只能在杂乱的文件柜中翻找合同原件,再从海量的 Excel 表格里手动筛选数据,过程繁琐且极易出错。
而且,往往花费大量精力后,得到的执行进度信息仍滞后且不准确,业务分布状况也只是一知半解,潜在风险点更是难以察觉。
这些都可能导致企业资源错配、项目延误甚至错失市场良机等严重后果。
所以说,光靠人事用铁皮柜管理合同,真的是太难周全,老板不想赔钱当大冤种,一定要打破这种局限!
人工智能时代 · 企业如何高效管理合同
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今年我们不少会员客户已经陆续用上的【易法通智能合同风险管理系统】(以下简称易法智能)。
易法智能凭借着先进的技术和强大的功能,把人工管理合同容易出问题的地方都给解决了,让企业的合同管理变得井井有条,人事一个人就可以轻轻松松管理成千上万份的合同。
1、履约任务智能提醒,避免遗漏违约
我们把合同上传到易法智能后,系统自动化开启履约任务创建流程。
将履约过程中的各项任务进行缜密梳理,确保每一项任务皆能精准无误地对应到具体执行人员以及严格限定的时间要求之上,从而实现了任务分配与时间管理的精细化运作。
整个履约管理过程,不仅省去人事一个个登记信息、催办的时间,同时还降低了执行人员出错的概率。
因为每个节点该干什么,易法智能都会通过手机短信、微信和系统内部信息进行多次、重复提醒。如果执行人没有及时完成回传,系统也会推送给他的上级负责人,最大限度避免遗漏。
2、合同智能归档,避免调取不便和丢失
打官司就是打证据!
合同原件没拿回来、漏签合同、中途变更没签补充协议、对方的承诺关键证据丢失等等管理漏斗,都会导致公司一遇到纠纷,打官司就输,所有错误都是公司买单!
很多时候,公司辛苦积攒的利润,可能就因为这些合同管理上的漏洞,瞬间化为乌有,公司折腾不起,对不对?
那用我们的智能合同风险管理系统,这些问题就很好解决了,公司所有合同,可以通过系统进行智能归档,落实合同的保管和回收。而且合同历史数据管理一步到位,合同审查、审批、电子签、履约记录,也都可随时回找。
3、升级智能化用工管理,全方位防仲裁
现在的网络环境中,各类教员工找公司漏洞、申请仲裁索赔的信息铺天盖地。这使得企业在人力资源管理方面面临着前所未有的挑战与压力。我们深入调研企业的需求与痛点,全面梳理与规范用工流程,精心打造了智能用工管理板块。
① 利用电子签技术,实现员工入职必签文件一键批量签署,防止漏签、及时存证,确保合同原件不丢失;
② 利用智能提醒功能,系统自动提醒到HR,每位员工试用期考核、社保缴纳、劳动合同签订和续签的节点;
③ 在职/离职状态管理,避免劳资纠纷、提升离职交接效率。
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